¿Cómo hacer eventos exitosos en la iglesia?


Es habitual que en nuestras iglesias se realicen con cierta frecuencia eventos especiales. Te estoy hablando de congresos, encuentros, servicios con predicadores invitados, vigilias, ayunos, conciertos o jornadas de alabanza, entre otros. Nuestra responsabilidad como ministerio de audiovisuales es demasiado grande a la hora de que salga todo muy bien. Independientemente de la clase de evento que vaya a realizarce en tu iglesia, voy a darte unas sugerencias que puedes aplicar desde nuestra área, para que la presencia de Dios se manifieste al máximo.


1. Ten claridad sobre todos los datos del evento

El nombre, la fecha, la hora, el lugar, los invitados especiales, el público al que va dirigido, los costos de las entradas (si los tiene), tiempo para inscripciones, promociones de pre venta o descuentos por comprar en cantidad (2x1), hashtag, página web oficial, teléfonos para obtener mayor información y todo aquello que puedas utilizar para hacer la promoción lo más clara posible.


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2. Plan de Promoción

Habiendo recopilado toda la información anterior, debes crear la estrategia de promoción del evento. Identifica a través de qué canales puedes compartirle a los asistentes potenciales la invitación. Usa lo que tengas a tu alcance: Redes sociales, página web, correos electrónicos, WhatsApp, llamadas telefónicas, la cartelera a la entrada de la iglesia, el momento de los anuncios durante el servicio dominical, volantes, afiches, radio, televisión, periódicos, revistas, iglesias amigas, asociaciones de pastores, notificaciones push y todo lo que se te ocurra para tener la mayor difusión posible.

Es muy importante mantener informado y motivado al público objetivo, pero no saturarlo con tu publicidad; así que dentro de tu plan establece las fechas, los horarios y la frecuencia con que vas a hacer la promoción. Trata de ser lo más acertado posible con aquellos momentos y lugares en donde tendrás el mayor impacto positivo posible.


3. Produce las piezas gráficas y audiovisuales necesarias.

Como ya sabes los canales que vas a utilizar para promocionar, empieza a fabricar cada uno de los elementos que se van a requerir en ellos. Me refiero a banners, boletines de prensa, cuñas radiales, videos, textos, guiones para las llamadas, plantillas para los correos electrónicos, fotografías, diseños, logos, tipografías y demás.


4. Para el día del evento

Haz una escaleta muy detallada de lo que se va a ver en las pantallas y lo que se va a escuchar en el auditorio minuto a minuto; desde el momento en que abres las puertas para recibir a las personas, hasta la finalización.

Es importante que no descuides ni un solo segundo porque cualquier error puede sacar a los asistentes de la presencia de Dios. Asegúrate de tener preparadas las letras de las canciones, las diapositivas en orden, los versículos organizados, los videos previamente verificados de principio a fin, las escenas de las luces configuradas para los momentos de alabanza y predicación.

Si vas a transmitir vía streaming, haz que la conexión de internet esté dedicada exclusivamente para ello, que las cámaras estén debidamente balanceadas, conectadas a la corriente o con baterías totalmente cargadas, el audio tanto dentro del auditorio como de la transmisión, debe estar perfectamente nivelado y que todo el personal necesario para manipular los equipos se encuentre debidamente enterado de lo que va a ocurrir en todo momento.


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Por eso es importante que te tomes unos minutos o quizas una hora de tiempo previo al inicio del evento, para que te reunas con la totalidad del equipo, revisen detenidamente la escaleta o agenda del servicio y lo más importante: oren todos juntos para poner en manos del Señor todo lo que vaya a ocurrir.


5. Después del evento

Una vez que los nervios del evento pasaron, que los participantes se fueron y que puedes analizar tranquilamente los resultados de la experiencia vivida, entiendo que quizás sientas cansancio y quieras un respiro después de tantos días vividos intensamente, pero ten en cuenta que si dejas pasar muchos días, la emoción del evento se diluye y los participantes estarán más reacios a responder o a participar de lo que les propongas.

Envía encuestas de opinión a patrocinadores, participantes, oradores y al equipo de trabajo para saber ¿qué piensan del evento?, ¿qué cosas podrías mejorar en una próxima oportunidad? y ¿qué fue lo que mejor les pareció?. Esta retroalimentación es fundamental.

Chequea los comentarios de la gente en las redes sociales. Consulta el hashtag que utilizaste y lee todos los comentarios.

Los datos que le solicitaste a los participantes al momento de la inscripción son muy importantes. Esa información te ayudará a realizar un perfil de las personas y a saber cómo llegar a ellas.

Una vez que el evento concluye es grato enviar un agradecimiento a todos los que participaron: oradores, público, patrocinadores, servidores y demás.

Comparte videos, fotos y datos relevantes a modo de conclusión. No está de más que guardes en una carpeta toda la información y el material del evento (cantidad de personas que participaron, actividades, fotos, videos, encuestas, opiniones, merchandising, balance contable, etc.) seguramente en algún momento lo necesitarás.

Por favor no olvides quitar de tu página web la publicidad del evento, si la dejas, con el paso de los días dará la impresión de está muy desactualizada.

Esto te beneficiará y te hará cerrar correctamente el proceso.


Estas son apenas algunas ideas para que tus próximos eventos sean lo más exitosos posible, pero si tú tienes más recomendaciones, por favor escríbelas en los comentarios para que todos podamos aprender también de tu experiencia.


Y si tienes alguna duda o deseas que profundicemos en algún otro tema, no dudes en contactarnos porque para nosotros será un privilegio poder ayudarte sacando adelante todos tus proyectos audiovisuales. Bendiciones.

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